Cómo administrar su tiempo de manera más efectiva (aprender de las máquinas)

En el verano de 1997, la nave "Pathfinder" de la NASA descendió en la superficie de Marte, e increíblemente transmitió imágenes icónicas a la Tierra. Después de algunos días, ocurrió algo terrible. Las transmisiones se detuvieron.

El "Pathfinder" de hecho estaba procrastinando: manteniéndose ocupado sin hacer su trabajo más importante.

¿Qué estaba sucediendo? Resulta ser que había un error de programación en el planificador. Cada sistema operativo tiene algo llamado el planificador que le dice a la CPU cuánto tiempo trabajar en una tarea antes de cambiar, y a qué cambiar. Hecho adecuadamente, los computadores cambian las tareas de forma fluida, dando la ilusión de que hacen todo simultáneamente. Pero todos sabemos lo que sucede cuando las cosas salen mal.

Esto debería darnos algo de consuelo. Incluso los computadores son abrumados algunas veces. Posiblemente aprender la ciencia de la planificación informática puede darnos una idea de cómo los humanos luchamos con el tiempo.


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Una de las primeras ideas es que el tiempo gastado en priorizar el trabajo es tiempo que no se gasta haciéndolo. Por ejemplo, al revisar el email, echar un vistazo a todos los mensajes, para elegir cuál es el más importante. Una vez resuelto el correo, repite la tarea. Parece sensato, pero hay un problema.

Esto se llama un algoritmo de tiempo cuadrático. Con una bandeja el doble de llena, estos pasos toman el doble de tiempo y necesitarás hacer el doble de trabajo. Es decir 4 veces el mismo trabajo.

Los programadores del sistema operativo Linux encontraron un problema similar en el 2003. Linux organizaba todas las tareas en orden de importancia, y algunas veces gastaba más tiempo organizándolas que ejecutándolas. La solución de los programadores fue reemplazar la organización con un número limitado de grupos prioritarios. El sistema era menos preciso en qué hacer a continuación pero recuperaba con creces el tiempo ejecutando tareas.

Entonces con la bandeja, hacer la tarea más importante primero podría llevar a un colapso. Al encontrar una bandeja llena 3 veces más de lo normal podría llevar 9 veces más tiempo limpiarla. ¡Sería mejor responderlos en orden cronológico o incluso aleatoriamente! Sorprendentemente, dejar de hacer cosas en orden perfecto puede ser la clave para terminarlas.


Otra idea que emerge de la programación computacional tiene que ver con una característica de la vida moderna: la interrupción. Cuando un computador cambia de una tarea a otra, tiene que hacer un cambio de contexto, marcar su lugar en una tarea, mover los datos antiguos de la memoria y traer nuevos datos. Cada acción tiene un costo.

La idea es que hay un intercambio fundamental entre productividad y capacidad de respuesta. Hacer un trabajo serio significa minimizar cambios de contexto. Pero responder significa reaccionar cada vez que algo sucede. Estos dos principios son fundamentalmente opuestos. Reconocer esta oposición permite decidir donde atacar ese balance.

La solución obvia es minimizar las interrupciones. La menos obvia es agruparlas. Si ninguna notificación o email requiere una respuesta en menos de una hora, digamos, entonces esa es la frecuencia para revisarlos. No más.

En la informática, esta idea se llama interrupción moderada. En lugar de lidiar con las cosas a medida que surgen -- ¿Se movió el ratón? ¿Una tecla fue presionada? ¿Más archivos descargados? -- el sistema agrupa estas interrupciones basado en cuánto tiempo pueden esperar.

En 2013, la interrupción moderada incrementó la vida de la batería de los computadores portátiles. Porque aplazar interrupciones permite que el sistema revise todo a la vez, y luego entrar en estado de bajo consumo de energía.

Al igual que con los computadores, también lo es con nosotros. Tal vez adoptar un enfoque similar puede permitirnos como usuarios recuperar nuestra atención, y recuperar una de las cosas que parece extraña en la vida moderna: el descanso.

Fuente: Brian Christian/TED-Ed. Traductor: Yoshinori Casas. Revisor: Sebastian Betti.

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